ArchiviOK® è uno strumento che consente di effettuare l'archiviazione elettronica ed ottica di documenti di qualsiasi formato e origine.

Con ArchiviOK® è possibile disporre di un archivio all'interno del quale i documenti possono essere archiviati istantaneamente, consultati in qualunque momento e da qualunque postazione di lavoro, sia interna che esterna alla rete locale purché autorizzata, e rielaborati o distribuiti senza inutile occupazione di spazio.

ArchiviOK® non è solo riduzione degli spazi dedicati all'archivio e dei costi di gestione, ma rappresenta la miglior garanzia di riservatezza, sicurezza e inalterabilità dei vostri documenti anche ai sensi del D.lgs 196/2003 (Codice della Privacy).

ArchiviOK® consente di archiviare, all’interno del proprio data base, le seguenti tipologie di documenti:

  • spool di stampa, integrando i dati all’interno di layout elettronici progettati con l’editor grafico professionale;
  • documenti elettronici come e-mail, fax, pdf, doc, xls, ecc.;
  • documenti cartacei tramite acquisizione da scanner;
  • file di testo generati tramite una procedura di esportazione dell'applicativo chiamante (software gestionale) in grado di generare un file avente una determinata sintassi;
  • file telematici con importazione dei dati direttamente dal tracciato telematico utilizzato per l'invio all'amministrazione finanziaria.

La struttura ad albero consente la completa personalizzazione dell’archivio che può essere strutturato su più livelli (ad esempio archiviando le fatture per cliente/anno/numero...).

 

I documenti possono quindi essere visualizzati in anteprima a video, modificati, stampati e archiviati nuovamente nel data base di ArchiviOK®.

 

PRINCIPALI FUNZIONALITA’


Design del modulo grafico
L'editor grafico integrato permette la realizzazione di layout (o forms) elettronici aventi le stesse caratteristiche dei modelli tipografici cartacei. Sono previste differenti tipologie di oggetti grafici (testi, linee, rettangoli, poligoni, immagini, barcode, ...) per ciascuno dei quali è possibile definire una serie di proprietà, come tipo linea, spessore, riempimento, colore, ecc.

Archiviazione elettronica
La struttura ad albero consente la completa personalizzazione dell’archivio che può essere strutturato su più livelli (ad esempio archiviando le fatture per cliente/anno/numero...). I documenti possono quindi essere visualizzati in anteprima a video, modificati, stampati e archiviati nuovamente nel data base di ArchiviOK.

Ricerca per chiavi e full-text
Sono previste due modalità di ricerca: la prima si basa sull'assegnazione della qualifica di chiavi di ricerca a determinati campi del form, tramite i quali verranno poi ricercati i documenti archiviati; la seconda permette invece di ricercare una stringa o un intervallo di valori, indipendentemente dall'assegnazione di chiavi di ricerca.

Stampa grafica e solo testo
Grazie all'interfacciamento con i drivers di Windows, ArchiviOK consente di indirizzare le stampe su qualsiasi tipo e modello di stampante laser, ink-jet, aghi, ecc.

Invio e-mail e fax

I documenti archiviati possono essere inviati automaticamente tramite fax e/o e-mail sfruttando i driver fax e gli strumenti di posta elettronica già installati sul sistema (Outlook Express, Eudora, Microsoft Outlook, Lotus Notes, FaxSys, Zetafax, Winfax, ecc.).

Esportazione in formato PDF
I documenti possono essere esportati in formato PDF standard sia utilizzando “Smart PDF Converter”, un componente installato con il prodotto ed esente da royalty, oppure scegliendo un convertitore diverso.

Gestione utenti
Per ciascun documento o gruppo di documenti è possibile impostare l’elenco degli utenti che vi possono accedere e le operazioni ad essi consentite: lettura, modifica, inserimento, cancellazione, firma.

Conservazione sostitutiva
Gestione del processo di conservazione sostitutiva secondo quanto stabilito dalla delibera CNIPA 11/2004 (e successive modificazioni) e dal D.M. 23 gennaio 2004 (e successive modificazioni). Il processo è gestito in outsourcing attraverso l'integrazione di ArchiviOK Telematici al servizio LegalDoc di Infocamere (con delega ad Infocamere delle responsabilità della conservazione).

MODULI AGGIUNTIVI

Firma digitale
Gestione della Firma digitale e del riferimento temporale, anche mediante smart card compatibili con sistemi Microsoft rilasciate dagli enti certificatori.

Conservazione sostitutiva
Gestione del processo di conservazione sostitutiva secondo quanto stabilito dalla delibera CNIPA 11/2004 (e successive modificazioni) e dal D.M. 23 gennaio 2004 (e successive modificazioni). Il processo può essere gestito in outsourcing attraverso l'integrazione di ArchiviOK al servizio LegalDoc di Infocamere (con delega ad Infocamere delle responsabilità della conservazione) oppure internamente con il modulo per la conservazione di ArchiviOK.

Box Fiscale
Permette di effettuare la gestione, stampa, anteprima, ricerca, modifica, importazione ed esportazione del file telematico, ecc.) e l'archiviazione elettronica dei seguenti modelli fiscali: F24, IVA, 770/SEMPLIFICATO, Comunicazione dei dati contenuti nelle dichiarazioni di intento ricevute, INTRA, ecc.

Web Edition
Prevede la possibilità di accedere all’archivio dei documenti tramite browser Internet. Per accedere all’archivio è sufficiente avere sul client il browser “Internet Explorer” tramite il quale verrà effettuata la connessione al server web. Verificate le autorizzazioni, gli utenti potranno eseguire on-line tutte le operazioni eseguibili dal client LAN.

Import AS/400
Permette di risolvere tutte le problematiche relative alla selezione e acquisizione dello spool. E' infatti possibile indirizzare le stampe, associarle al modello grafico ed eseguire su di esse, in maniera totalmente automatizzata, operazioni diverse quali archiviazione, esportazione in formato PDF, invio e-mail o fax, ecc.

Esportazione in f.to XML
Procedura totalmente automatizzata per l'importazione e l’esportazione dei dati in formato XML. L’eXtensible Markup Language facilita la comunicazione e le transazioni rimuovendo il bisogno di adottare codice proprietario e trova una vasta applicazione nello scambio dati tra strutture non omogenee, rendendo attuale e possibile la condivisione di informazioni.

ARCHIVIOK Telematici

ArchiviOK Telematici è il software per l’archiviazione e la conservazione delle dichiarazioni trasmesse all’Amministrazione finanziaria tramite tracciato telematico.
Con ArchiviOK Telematici commercialisti e CAF possono disporre di un archivio elettronico di tutte la dichiarazioni elaborate e sono in grado di visualizzare i dati su un modello elettronico identico al modello cartaceo della dichiarazione.

Questo permette di ridurre i tempi e i costi di gestione e di ricerca delle dichiarazioni, con conseguente maggiore efficienza del personale incaricato.
Inoltre, questo è il primo passo verso la completa digitalizzazione dei documenti fiscali e la loro definitiva conservazione in formato elettronico.

Principali funzionalità
Importazione dati da files telematici
Permette di importare i seguenti dichiarativi:

  • Comunicazione annuale dati Iva
  • Iva Annuale
  • 730
  • 770 semplificato
  • 770 ordinario
  • Unico PF
  • Unico SP
  • Unico SC
  • Unico ENC
  • Studi di settore
  • Parametri
  • Dichiarazione di intento
  • F24
  • Mensilizzazione INPS (E-MENS)
  • Mensilizzazione INPDAP (DMA)
  • Ricevute dell'avvenuta ricezione rilasciate dall'Agenzia delle Entrate